Com o projeto elaborado, identificoados os possíveis investidores, verificada sua viabilidade financeira e sendo feito o seu planejamento comercial, é chegada a hora de vender o projeto aos possíveis investidores, que se caracteriza como a etapa mais difícil de ser realizada pelo promotor.
Dois grandes desafios se apresentam: driblar possíveis recusas e vencer a concorrência. O promotor deve-se mostrar comunicarivo e possuir a habilidade de conseguir o intento.
A venda de patrocínio acontece em algumas etepas, que são: agendamento da visita, primeira reunião, apresentação do projeto, negociação, conclusão da venda e follow-up.
Fase I – Agendamento da visita
O promotor, na maioria das vezes, representa uma empresa. Assim, como o patrocinador, também representa uma empresa. Portanto, acontece, na venda de eventos, o caso típico do Business-to-Business (B2B), que são diferentes de uma venda a um consumidor final.
Existem algumas dificuldades nesse tipo de venda, que são: (1) ciclo de vendas longo; (2) exigências de vendas pessoais, em equipe; (3) tranposição de barreiras.
A primeira fase consiste no agendamento da visita, em que o promotor tem que enfretar a barreira: as secretárias das empresas. São treinadas para afastar contatos que não sejam de interesse de seus superiores e, até mesmo os promotores de evento, sendo que o evento nem tenho sido avaliado.
Se constitui em uma fase complicada, mas o promotor deve saber se articular para transpor a essa barreira e encontrar as brechas que existem nas mesmas.
Entretanto, as secretárias não podem negar todas as propostas que aparecem, pois podem ser de interesse de seus superiores. Elas então são instruídas a fazer um processo de escolha, onde são típicas perguntas como:
– “É para vender alguma coisa?”;
– “Agora ele não pode atender”, “Ele está ocupado”, “Ele está em reunião”, Neste momento ele não se encontra”;
– “Qual é mesmo a sua empresa?”
– “Ah, é sobre eventos? Vou te transferir para o Jõao, trainee da área de comunicação”.
O vendedor tem que estar pronto para responder a essas questões, sabendo o que, quando e como falar. Por isso, pode-se considerar o agendamento de uma reunião como uma venda.
Algumas pessoas possuem o dom de vender, mas outras precisam de um treinamento no assunto.
O uso do telefone também se constitui em uma habilidade essencial na questão do agendamento de reuniões.
Algumas regras básicas são muito importantes para que que haja sucesso nos contatos telefônicos:
– preparar o discurso, antes de qualquer ligação;
– não perder o foco ou esquecer o objetivo da ligação;
– ser direto e objetivo;
– mostrar firmeza e autoconfiança, mas sem arrogância;
– ser sério, porém simpático.
Além destas também se pode citar como sugestões para abordagens pelo telefone:
– apresentação pessoal: deve ser informado o seu nome e o da empresa completos, de maneira clara e segura;
– transpor barreiras de entrada: existem outras barreiras de entrada além das secretárias, que também são treinadas para tentar barrar o vendedor. Este deve se mostrar seguro se apresentando sem nenhum tipo de formalidade para demostrar um certo nível de intimidade, evitar respostas negativas e ser direto e firme. Mostrar urgência do contato é uma forma eficaz de mobilizar a pessoa que o atende.
– conseguir o agendamento: o vendedor deve agora tentar convencer o seu contato-target à atendê-lo, utilizando-se de seu network ou de sua empresa. É importante ressaltar que existem vários níveis de network que devem ser considerados pelo vendedor na hora da venda do projeto.
Fase II – Primeira reunião
É a fase onde o promotor deve se valer de seu entusiasmo e de informções estratégicas pertinentes ao momento da empresa para despertar uma curiosidade capaz de levar o contato a chamá-lo para explicar melhor suas idéias. Tudo o que for dito deve ser expresso de maneira direta e breve, sem nenhuma margem para dúvidas.
Nesta fase deve se dar um diálogo entre as duas partes para que a proposta e todas as dúvidas sejam bem explicadas e esclarecidas.
São essenciais ao sucesso desta fase as seguintes regras:
– Empatia
– Conhecimento
– Abordagem consultiva
– Motivação
Após respeitando-se estas regras, o vendedor ainda pode se valer de algumas perguntas para contribuir ainda mais na articulação de seus objetivos com os de seu contato-target.
Fase III – A apresentação do projeto
O momento ideal para apresentar o projeto e a proposta comercial se consiste quando o vendedor se sente pronto e certo de sua abordagem, que acontecer ou não na primeira reunião.
Algumas regras são essenciais na preparação desse momento:
– Tempo da apresentação
– Infra-estrutura tecnológica
– Forma de apresentação
– Cópias da apresentação
– Customização real
Podem ser inseridas mensagens ligadas aos fatores motivadores do contato-target, durante a apresentação do projeto.
Fase IV – A negociação
A fase de negociação somente acontece após a apresentação do projeto e da proposta comercial, na qual o vendedor deve estar pronto para enfrentar uma série de objeções e questionamentos sobre o projeto e seu valor. Existem dois tipos de situações possíveis de objeções:
– Negativa firma e decidida: quando as objeções são muito fechadas e fortes, o vendedor estó perto de fracassar em sua venda.
– Questionamentos e negativas abertas: quando o cliente levanta dúvidas e faz perguntas ou objeções “flexíveis”, pode estar demonstrando interesse, mas existe ainda algo a resolver.
Algumas regras para se fazer uma boa argumentação sobre destas objeções são:
– Não brigar por posições
– Não ficar preso a uma objeção
– Ouvir e dar crédito ao cliente
Fase V – Conclusão
É preciso diferenciar dama e um possível patricinador.
Não se pode contar com os recursos que não estejam em suas mãos. A negociação somente termina quando é feita a assinatura do contrato.
O vendedor deve possuir a habilidade de ser imediatista, para não perder o foco nem o objetivo final da negociação, que é a assinatura do contrato.
Fase VI – Follow-up
O processo de venda ainda não se encerra com a obtenção dos recursos necessários para o andamento do projeto.
A etapa de follow-up é necessária para que o vendedor possa garantir a satisfação do cliente, levando-o a investir em futuras edições e em outros projetos apresentados pela empresa.
Deve ser agendada uma reunião de follow-up, durante ou logo após o evento, onde uma pesquisa será realizada junto aos patrocinadores. Caso seja conveniente, também deve se aproveitar dessa oportunidade para obter a pré-assinatura para a próxima edição do evento. O conteúdo e a maneira em que se dará essa entrevista será abordado no próximo capítulo deste livro.
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2006. cap. 8. p. 161-176.
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